- À la livraison, vérifiez systématiquement la conformité des produits reçus par rapport à la commande : température, étiquetage, état des emballages et dates limites.
- En cas de non-conformité, documentez immédiatement avec des photos et suivez une procédure écrite pour demander remplacement ou retour fournisseur.
- Les enregistrements de réception sont une obligation traçabilité : bon de livraison, fiche de contrôle et relevé des actions correctives doivent être conservés.
La réception des marchandises est une étape critique dans toute activité alimentaire. C’est le premier moment où vous pouvez détecter un problème avant qu’il n’atteigne votre production ou vos clients. Un contrôle rigoureux à ce stade protège à la fois la sécurité sanitaire et votre responsabilité en cas de litige.
Que vérifier à la livraison ?
À la réception d’une commande, la vérification porte sur quatre points essentiels : la conformité au bon de commande, les conditions de transport, l’état des produits et les informations d’étiquetage.
Ces contrôles s’inscrivent dans les exigences de traçabilité et de maîtrise des risques posées par le règlement (CE) n°852/2004, qui s’applique à tous les opérateurs du secteur alimentaire manipulant des denrées, quelle que soit leur taille.
- Conformité commande : les produits livrés correspondent-ils exactement à ce qui a été commandé (nature, quantité, référence) ?
- Température : les denrées réfrigérées arrivent-elles dans les plages réglementaires ? Les produits surgelés présentent-ils des signes de décongélation ?
- État des emballages : absence de chocs visibles, de déchirures, de boîtes bombées ou de conditionnements souillés.
- Dates limites : vérification des DLC (Date Limite de Consommation) et des DDM (Date de Durabilité Minimale) avant acceptation.
- Étiquetage : présence des mentions obligatoires, origine, allergènes le cas échéant.
- Véhicule de livraison : propreté, température du caisson, présence d’un relevé de température si requis.
La vérification doit être réalisée avant la signature du bon de livraison. Une signature sans réserve vaut acceptation des marchandises en l’état.
Comment gérer un produit non conforme ?
Face à un produit non conforme, la règle est simple : ne jamais l’intégrer dans votre stock ou votre production avant d’avoir statué sur son sort, et documenter immédiatement la situation.
La non-conformité peut être d’ordre sanitaire (rupture de la chaîne du froid, DLC dépassée, corps étranger visible), ou d’ordre commercial (mauvaise référence, quantité incorrecte). Dans les deux cas, la procédure suit les mêmes étapes fondamentales.
- Isoler le produit non conforme du reste du stock, dans une zone clairement identifiée (étiquette « produit bloqué » ou équivalent).
- Photographier le produit, l’emballage, l’étiquette et si possible le bon de livraison du transporteur.
- Consigner des réserves sur le bon de livraison avant toute signature, ou refuser la marchandise si la non-conformité est grave.
- Contacter le fournisseur par écrit (email, courrier) en décrivant la non-conformité, en joignant les preuves photographiques et en demandant une solution sans frais : remplacement, avoir ou retour.
- Enregistrer l’action corrective retenue et sa mise en œuvre.
Sur le plan réglementaire, le règlement (CE) n°852/2004 impose aux opérateurs de mettre en place des procédures fondées sur les principes HACCP. La gestion des non-conformités fournisseurs en fait partie intégrante : elle doit être formalisée, tracée et faire l’objet d’une analyse de risque permettant de décider si le produit peut être accepté avec des mesures compensatoires ou doit être refusé.
En cas de litige persistant avec un fournisseur, conservez l’ensemble des preuves : confirmation de commande, description du produit attendu, photos du produit reçu, numéro de modèle ou de lot, et toutes les communications échangées. Ces éléments sont indispensables pour toute démarche de règlement amiable ou contentieuse.
Quels enregistrements tenir ?
Les enregistrements de réception sont une obligation réglementaire directement liée à la traçabilité, telle qu’elle est définie par le règlement (CE) n°178/2002 (article 18) et les exigences opérationnelles du règlement n°852/2004.
Tout opérateur du secteur alimentaire doit être en mesure d’identifier ses fournisseurs et les produits reçus, et de retrouver cette information rapidement en cas d’alerte sanitaire ou de contrôle officiel.
- Bon de livraison ou facture fournisseur (date, nature du produit, quantité, numéro de lot).
- Fiche de contrôle à réception : résultats des vérifications (températures mesurées, état des emballages, DLC, conformité commande).
- Relevés de température : mesure à réception pour les produits réfrigérés et surgelés, idéalement avec un thermomètre étalonné.
- Fiche de non-conformité : description du problème, photos jointes, décision prise (refus, acceptation conditionnelle, retour).
- Suivi des actions correctives : ce qui a été fait, résultat obtenu, date de clôture.
Ces documents peuvent être tenus sous format papier ou numérique. L’essentiel est qu’ils soient accessibles, lisibles et datés. En cas de contrôle par la DDPP (Direction Départementale de la Protection des Populations), l’inspecteur pourra demander à les consulter.
La durée de conservation recommandée varie selon les produits. Pour les denrées dont la DLC est courte, les enregistrements doivent être conservés au moins jusqu’à six mois après la date de livraison. Pour les produits à DDM longue, la durée de conservation des documents s’aligne sur la durée de vie du produit augmentée d’une marge raisonnable.
Questions fréquentes
Suis-je obligé de contrôler chaque livraison ?
Oui, le contrôle à réception est une exigence des procédures HACCP imposées par le règlement (CE) n°852/2004 à tous les opérateurs du secteur alimentaire. Il n’existe pas de seuil en dessous duquel ce contrôle serait facultatif. La fréquence et la profondeur du contrôle peuvent être modulées selon l’analyse de risque propre à chaque établissement, mais le principe du contrôle reste obligatoire.
Que faire si le livreur refuse d’attendre le contrôle ?
Vous pouvez signer le bon de livraison avec la mention « sous réserve de vérification » et contacter immédiatement le fournisseur en cas de problème constaté après le départ du livreur. Cette mention vous préserve d’une acceptation tacite des marchandises en l’état. Documentez immédiatement tout défaut avec des photos horodatées.
Quelles températures dois-je vérifier à la réception ?
Les températures réglementaires à respecter à réception sont fixées par l’arrêté du 21 décembre 2009 relatif aux règles sanitaires applicables aux denrées alimentaires. À titre indicatif : viandes réfrigérées à +7 °C maximum, produits de la pêche à 0 °C (glace fondante), surgelés à -18 °C. Mesurez toujours à cœur ou en surface selon le produit, avec un thermomètre étalonné.
Dois-je garder les bons de livraison ?
Oui. Les bons de livraison constituent la preuve de traçabilité amont exigée par le règlement (CE) n°178/2002. Ils permettent d’identifier le fournisseur et le lot en cas d’alerte sanitaire. Conservez-les au minimum jusqu’à la fin de vie du produit concerné, et au-delà si votre analyse de risque le justifie.
Un produit dont l’emballage est abîmé peut-il être accepté ?
Un emballage abîmé constitue une non-conformité à évaluer selon le risque réel. Un carton froissé sur un produit sec est différent d’un opercule décollé sur une viande. Si le défaut compromet l’intégrité sanitaire du produit (risque de contamination, rupture de l’atmosphère protectrice), le produit doit être refusé ou isolé et détruit. Consignez la décision et son motif.
La gestion des non-conformités fournisseurs doit-elle être documentée dans mon plan HACCP ?
Oui. Le plan HACCP ou les procédures basées sur ses principes, exigés par le règlement (CE) n°852/2004, doivent couvrir les mesures de maîtrise à chaque étape, y compris la réception. Cela inclut les critères d’acceptation, les actions à mener en cas de non-conformité et les enregistrements associés. Cette formalisation est vérifiée lors des contrôles officiels.
- Vérifiez systématiquement conformité, température, étiquetage et état des emballages avant de signer le bon de livraison.
- En cas de non-conformité, isolez le produit, photographiez, consignez des réserves et contactez le fournisseur par écrit.
- Conservez tous les enregistrements de réception (bons de livraison, fiches de contrôle, relevés de température, fiches de non-conformité) : ils sont exigibles à tout moment par la DDPP.
- Règlement (CE) n°852/2004 relatif à l’hygiène des denrées alimentaires — Legifrance
- Règlement (CE) n°178/2002 établissant les principes généraux de la législation alimentaire — Legifrance
- Réglementation sur l’hygiène alimentaire — agriculture.gouv.fr
- Sécurité sanitaire des aliments — anses.fr
- Hygiène et sécurité alimentaires pour les professionnels — service-public.fr
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